Grundlage einer Schwerbehindertenkartei kann das Verzeichnis der schwerbehinderten Menschen sein, das der Arbeitgeber führen und der Schwerbehindertenvertretung in Kopie aushändigen muss (§ 80 Abs. 1 –2 SGB IX). Die Kartei muss vor dem Einblick Dritter geschützt werden (§ 96 Abs. 7 SGB IX). Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen die schwerbehinderten Menschen ausdrücklich damit einverstanden sein, dass die Daten in die Kartei aufgenommen werden. In vielen Betrieben wird außerdem eine Arbeitsplatzkartei geführt. Schwerbehinderten- und Arbeitsplatzkartei sollen sich ergänzen: Die Behindertenkartei gibt Auskunft über Leistungseinschränkungen und die Arbeitsplatzkartei informiert über Anforderungen des Arbeitsplatzes. Erst dieser Vergleich (Profilmethode) lässt eine sachgerechte Auswahl des Arbeitsplatzes zu. Der Aufbau einer Arbeitsplatzkartei erfordert eine Grobanalyse aller Arbeitsplätze. Dies kann nicht kurzfristig erfolgen und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Schwerbehindertenvertretung, Betriebsrat oder Personalrat und Arbeitgeber (§ 99 Abs.1 SGB IX).